DM 38, dispositivi da acquistare entro il 15 ottobre: guida alla gestione dei fondi per le scuole

Le istituzioni scolastiche beneficiarie del Decreto Ministeriale n. 38 del 6 marzo 2026 si trovano oggi ad affrontare una sfida gestionale di primaria importanza: completare l'iter di acquisto e rendicontazione dei dispositivi digitali entro la scadenza perentoria del 15 ottobre 2026. Il piano, volto a potenziare le competenze del personale scolastico attraverso la fornitura di hardware e sussidi didattici, richiede una pianificazione operativa immediata per superare le criticità logistiche e i tempi tecnici di consegna.

L'intervento, finanziato nell'ambito del Programma operativo complementare (POC) 2014-2020, si distingue nettamente dai progetti PNRR Scuola 4.0, pur condividendo la medesima finestra temporale per la chiusura dei progetti. La complessità della normativa risiede nella necessità di una rigorosa separazione contabile tra le risorse destinate alla formazione e quelle dedicate all'acquisto di beni, un dettaglio che richiede massima attenzione da parte di dirigenti e DSGA per evitare errori di rendicontazione che potrebbero compromettere l'accesso ai fondi.

Con un investimento complessivo di circa 70,5 milioni di euro destinati ai dispositivi, il decreto mira a dotare 4.331 istituti di strumenti tecnologici avanzati. Tuttavia, la concentrazione degli ordini in un arco temporale così ristretto sta generando tensioni significative sul mercato, influenzando la disponibilità dei prodotti e la stabilità dei prezzi. Per questo motivo, la strategia d'acquisto non deve limitarsi alla ricerca del costo più basso, ma deve privilegiare l'affidabilità dei fornitori e la capacità di garantire la consegna entro la fine dell'estate.

Quadro normativo e ripartizione dei costi: le regole del DM 38/2026

Il pilastro normativo del provvedimento è l'Articolo 2 del DM 38/2026, che disciplina l'erogazione di tablet, PC, laptop e sussidi didattici. È fondamentale sottolineare che questi strumenti devono essere assegnati al personale scolastico in comodato d'uso gratuito per finalità di servizio. A differenza dell'Articolo 1, che si occupa esclusivamente dei percorsi formativi nel quadro del programma "Scuola e competenze" 2021-2027, le risorse per l'hardware devono seguire un percorso amministrativo e documentale totalmente isolato.

Per garantire la conformità agli obiettivi del POC 2014-2020 (Obiettivo Specifico 10.8), le scuole devono rispettare dei massimali di spesa estremamente precisi, definiti dall'Avviso Pubblico Prot. N. 95450 del 24 aprile 2026. La struttura dei costi deve essere pianificata con cura, poiché ogni deviazione potrebbe portare al rigetto della rendicontazione finale. In particolare, la normativa impone che la quota destinata agli acquisti di beni copra il 90% del totale del progetto.

Le restanti percentuali sono vincolate a tetti massimi non superabili, che devono essere rispettati rigorosamente nei preventivi:

• Spese organizzative e gestionali: limite massimo del 6%;
• Spese di pubblicità: limite massimo del 2%;
• Certificazioni RE e spese di conformità: limite massimo del 2%;
• Software e licenze: limite massimo del 20% rispetto ai massimali delle forniture.

Un ulteriore requisito imprescindibile per la validità degli acquisti è l'utilizzo degli strumenti CONSIP (MePA, ODA, Trattativa Diretta). Ogni procedura deve essere accompagnata dalla documentazione DNSH (Do No Significant Harm), che attesta l'assenza di impatti significativi negativi sull'ambiente, un passaggio critico per la trasparenza della spesa pubblica.

Analisi delle criticità logistiche e operative

Gli operatori del settore segnalano che la domanda concentrata sta mettendo sotto forte pressione l'offerta di hardware. Questo scenario comporta non solo fluttuazioni di prezzo, ma soprattutto rischi operativi legati ai tempi tecnici di ordine, consegna, configurazione e collaudo. Dato che la scadenza del 15 ottobre è vicina, i tempi tecnici per la messa in funzione dei dispositivi devono essere considerati nel piano di acquisto, evitando di ricevere l'hardware troppo vicino alla data di chiusura del progetto.

Le scuole beneficiarie, in particolare quelle situate in aree rurali o meno sviluppate, devono monitorare costantemente la disponibilità dei fornitori. È consigliabile avviare le procedure di ordine nel più breve tempo possibile per garantire che i dispositivi siano pronti all'uso prima della chiusura della programmazione POC, che avviene formalmente entro il 30 settembre 2026.

Cosa cambia concretamente per Dirigenti e DSGA

Per il personale amministrativo e i dirigenti scolastici, la gestione del DM 38/2026 implica l'obbligo di una separazione documentale netta. Non è consentito utilizzare le risorse destinate alla formazione (Art. 1) per l'acquisto di hardware (Art. 2), né viceversa. Ogni acquisto deve essere tracciabile e correttamente mappato sulla specifica azione del POC 10.8.6A "Centri scolastici digitali".

In termini pratici, il DSGA deve assicurarsi che:

• Vengano emessi gli ordini ai fornitori con priorità massima per evitare ritardi nelle consegne estive;
• La documentazione DNSH sia completa e allegata a ogni procedura di acquisto;
• I contratti di comodato d'uso gratuito siano predisposti per la corretta assegnazione dei dispositivi al personale scolastico;
• La rendicontazione finale includa tutte le certificazioni richieste per la chiusura del progetto entro la scadenza del 15 ottobre.

In assenza di ulteriori chiarimenti sui ritardi specifici dei singoli fornitori, la raccomandazione operativa è di procedere con verifiche puntuali sulla capacità produttiva dei partner tecnologici scelti, per evitare che la scuola si trovi in una situazione di inadempienza per cause esterne alla propria gestione.