Censimento patrimonio ICT nelle scuole: ecco le scadenze e le novità per il 2026

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), in stretta collaborazione con il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei ministri, ha ufficialmente avviato il nuovo censimento del patrimonio infrastrutturale e applicativo delle Pubbliche Amministrazioni (PA). Questa iniziativa strategica non rappresenta un semplice adempimento burocratico, ma costituisce la base operativa per mappare con precisione l'hardware, il software, i servizi digitali e i relativi costi tecnologici su tutto il territorio nazionale.

L'obiettivo primario di questa rilevazione è orientare le politiche di trasformazione digitale e definire le linee guida per il Piano triennale per l’informatica nella PA. Attraverso la raccolta di dati granulari, le autorità intendono identificare le infrastrutture idonee all'integrazione con i Poli Strategici Nazionali (PSN), migliorando la sicurezza, la resilienza e l'efficienza dei servizi pubblici. Per il settore scolastico e universitario, tuttavia, è stato previsto un calendario di rilevazione differenziato, che esclude le istituzioni da alcune scadenze immediate per permettere una mappatura più accurata delle specificità didattiche e amministrative.

La strategia Cloud First e la mappatura dei Data Center

Il censimento si inserisce in un solco normativo già tracciato dalla Circolare AgID n. 1/2019, che ha introdotto il principio tecnologico del Cloud First. Questa strategia mira a razionalizzare le infrastrutture fisiche, spesso frammentate, identificando i Data Center esistenti e classificandoli in base ai requisiti di affidabilità e sicurezza. Nello specifico, le strutture vengono divise in Gruppo A (con carenze strutturali minori) e Gruppo B (con carenze significative che compromettono la continuità dei servizi).

A differenza delle rilevazioni precedenti, l'attuale iter punta a una maggiore trasparenza sui costi sostenuti e sulle strategie di ottimizzazione della spesa. Questo significa che la PA non vuole solo sapere "cosa" possiede, ma "quanto" costa e "come" viene gestito. La raccolta dati servirà a identificare le infrastrutture che possono essere migrate verso modelli cloud più sicuri, riducendo il debito tecnologico e aumentando la protezione dei dati sensibili trattati dalle amministrazioni.

Il ruolo del Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD)

Per garantire la validità legale e tecnica del censimento, la compilazione dei questionari deve essere sottoscritta dal Rappresentante legale o dal Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD). Questa figura chiave della governance digitale è incaricata di assicurare che i dati forniti siano coerenti con la realtà operativa dell'ente. Sebbene la compilazione possa essere delegata a figure interne con competenze tecniche specifiche sui sistemi informativi, la responsabilità finale della veridicità dei dati ricade sulla guida istituzionale.

Le scuole e le università dovranno prestare particolare attenzione alla distinzione tra hardware (dispositivi fisici), licenze software attive e servizi digitali erogati. La precisione in questo ambito è fondamentale, poiché i dati raccolti influenzeranno direttamente la programmazione futura degli investimenti e le scelte tecnologiche degli enti per i prossimi cicli di aggiornamento infrastrutturale.

Impatto operativo per dirigenti scolastici e responsabili ICT

Per il personale scolastico, la novità principale risiede nella necessità di predisporre un inventario dettagliato e aggiornato. Non sarà sufficiente fornire un numero approssimativo di computer; le istituzioni dovranno mappare le licenze software attive, i costi di manutenzione, i servizi digitali erogati e, soprattutto, le misure di sicurezza adottate (come le AGID Basic Security Controls - ABSC).

È fondamentale che le segreterie e i responsabili tecnici inizino a monitorare le comunicazioni ufficiali del Ministero dell'Istruzione e del Merito (MIM) e di AgID. Poiché i dettagli tecnici del questionario differenziato per il settore scolastico non sono ancora stati resi pubblici, la preparazione preventiva degli inventari interni permetterà di rispondere tempestivamente non appena la procedura verrà aperta ufficialmente.

Cosa cambia concretamente per la scuola: azioni da intraprendere

Le scuole non devono correre a compilare il questionario entro il 30 settembre, ma devono prepararsi a una rilevazione che richiederà un lavoro di analisi interna significativo. Ecco i passi operativi da seguire:

• Verifica dell'inventario hardware: Aggiornare il conteggio dei dispositivi fisici, inclusi i server locali e le postazioni mobili.
• Mappatura software: Censire tutte le licenze attive, distinguendo tra software proprietari, open source e servizi in abbonamento (SaaS).
• Analisi dei costi: Raccogliere i dati relativi alla spesa sostenuta per l'informatica nell'ultimo biennio per fornire una fotografia economica precisa.
• Monitoraggio istituzionale: Verificare periodicamente il portale PA digitale 2026 e i canali ufficiali del MIM per ricevere il calendario operativo specifico.

In sintesi, la scuola dovrà fornire una fotografia granulare della propria realtà tecnologica per poter accedere a una programmazione degli investimenti più coerente con le esigenze della didattica digitale e della sicurezza dei dati.

Per approfondimenti normativi sulla classificazione delle infrastrutture, è possibile consultare la Circolare AgID n. 01 del 2019.

Al momento, non sono ancora disponibili i dettagli tecnici specifici del questionario differenziato per le scuole; la data esatta della scadenza finale per il settore scolastico resta da comunicare ufficialmente.