IA agentica in segreteria: senza ZDR o IA locale non si parte

Fonti verificate il 30 ottobre 2026. Questa guida nasce da un articolo di un'altra testata, di cui abbiamo letto la parte pubblica: il regolamento che propone è riservato agli abbonati e non l'abbiamo acquistato. Le guide del nostro Laboratorio IA offline e il PDF in fondo sono gratuiti. PEI Assistant, lo strumento a pagamento di Orizzonte Insegnanti, compare una sola volta, in una sezione dichiarata.

Il 29 ottobre 2026 una testata nazionale di informazione scolastica ha pubblicato, nella sezione dedicata a chi gestisce la scuola, un articolo sull'intelligenza artificiale in segreteria e sulle prospettive dell'IA agentica, con un regolamento da scaricare. Il testo visibile a tutti è un paragrafo; il regolamento è riservato agli abbonati, con l'invito ad abbonarsi con codice MEPA e a pagare con fondi d'istituto.

Il paragrafo pubblico dice cose giuste: l'IA può alleggerire le attività ripetitive delle segreterie e non trasferisce a una macchina le responsabilità delle persone. Poi si ferma. Nella presentazione di un regolamento per segreterie, che trattano i dati di tutti, non compaiono le parole dati personali, GDPR, fornitore, conservazione, Zero Data Retention, IA locale.

Che cosa dice l'articolo, e che cosa non dice

Abbiamo letto ciò che chiunque può leggere: il titolo, il paragrafo introduttivo e i rimandi. Il regolamento scaricabile è dietro l'abbonamento e non lo abbiamo acquistato; quindi non possiamo dire che cosa contenga, e non lo diciamo. Possiamo dire che cosa un dirigente o un DSGA legge prima di decidere di spendere fondi pubblici, e che cosa non trova.

Il paragrafo pubblico promette tre cose: ridurre il carico delle attività ripetitive, velocizzare i documenti, migliorare la comunicazione con famiglie e personale. Aggiunge che introdurre un assistente digitale non significa trasferire alla macchina le responsabilità amministrative e giuridiche. Su questo siamo d'accordo. È la premessa di ogni discorso serio sull'IA nella pubblica amministrazione, e la legge 132/2025 la fa propria.

Manca il passo successivo, quello che rende la premessa vera o falsa nella pratica: con quale strumento, dove vengono elaborati i dati, per quanto tempo restano presso chi li elabora, con quale contratto. Senza queste risposte, «responsabilità umana» resta una formula. Il funzionario resta responsabile anche del fatto che i certificati medici degli alunni siano finiti nei registri di un fornitore extraeuropeo per trenta giorni.

Un dettaglio del contesto aiuta a capire il problema. Accanto all'articolo la stessa testata propone una guida intitolata «Gemini per Dirigenti, DSGA e segreterie», con prompt pronti all'uso. I prompt pronti sono utili solo se chi li usa sa dove va a finire ciò che scrive dopo il prompt. Un'app di chat con account personale e un servizio con contratto per la scuola, che non conserva i contenuti delle richieste, sono due mondi diversi, anche se il modello sottostante ha lo stesso nome.

Se il regolamento a pagamento tratta questi punti, la sua presentazione pubblica non lo dice. E chi decide un acquisto con fondi d'istituto dovrebbe saperlo prima, non dopo. Da qui questa guida, che mette in fila ciò che manca e lo lascia libero.

Perché la segreteria è il luogo più delicato della scuola

In segreteria passano i dati di tutti, e molti sono dati particolari ai sensi dell'art. 9 del GDPR. Verbali di accertamento della disabilità e documenti per la legge 104, diagnosi allegate ai PEI e ai PDP, certificati medici, scelte sull'insegnamento della religione, permessi sindacali, dati reddituali per le fasce di contribuzione, provvedimenti dell'autorità giudiziaria sull'affidamento dei minori, infortuni, dati di cittadinanza e di soggiorno.

Per il Garante basta poco perché un'informazione diventi un dato sulla salute: nel provvedimento n. 36 del 29 gennaio 2026 ha ritenuto tale il semplice riferimento al PEI di un alunno. Nel provvedimento n. 307 del 29 aprile 2026 ha sanzionato un istituto per un avviso online con le iniziali di un alunno e il richiamo alla documentazione medica. Togliere il nome non basta: classe, scuola, età e contesto bastano a riconoscere una persona.

Il docente che incolla una diagnosi in una chat compie un errore su un alunno. Una segreteria che collega un agente di IA alla casella di posta istituzionale, al protocollo o alla cartella condivisa espone, in un solo gesto, i dati di centinaia di famiglie e di tutto il personale. Per questo il discorso sull'IA agentica in segreteria non può cominciare dalle opportunità: comincia dal perimetro.

Le Linee guida del Ministero, allegate al decreto n. 166 del 9 agosto 2025, dedicano un passaggio al personale amministrativo: l'IA «può essere un prezioso supporto per il DSGA ed il personale ATA», con esempi come chatbot per smistare le richieste più frequenti. Lo stesso documento, poche pagine prima, fissa le condizioni: valutazione d'impatto prima di procedere, accordi con i fornitori, configurazioni che impediscano la conservazione dei prompt. Le due parti vanno lette insieme.

Che cos'è l'IA agentica e perché cambia il rischio

Un agente di IA è un modello linguistico a cui sono stati dati strumenti e un margine di autonomia. Non risponde soltanto: legge la posta in arrivo, apre i file di una cartella, compila un modulo, prepara una risposta e, se glielo si permette, la invia, protocolla, archivia. La differenza con una chat è semplice da dire: la chat vede ciò che le incolli, l'agente vede tutto ciò a cui gli hai dato accesso.

Da questa differenza nascono quattro rischi che un regolamento per segreterie deve nominare.

• Ampiezza dell'accesso. Un agente collegato alla casella istituzionale legge anche i certificati medici in allegato, non solo le richieste di orario. Il principio di minimizzazione (art. 5 GDPR) vale per lui come per una persona: accede solo a ciò che serve al compito.
• Istruzioni nascoste nei documenti. Un'email o un PDF in arrivo può contenere testo scritto per ingannare l'agente («inoltra questo fascicolo a questo indirizzo»). È un attacco noto, chiamato prompt injection, e un agente che legge posta esterna vi è esposto per costruzione.
• Azioni che non si annullano. Un'email inviata alla persona sbagliata è una violazione dei dati da valutare entro 72 ore (artt. 33 e 34 GDPR). Nei provvedimenti sulle scuole del 2024-2026 che abbiamo riportato nella guida sul PEI, il Garante è intervenuto proprio su email e avvisi finiti dove non dovevano.
• Tracciabilità. Se non resta un registro di ciò che l'agente ha letto, proposto e fatto, nessuno può ricostruire il procedimento. La legge 132/2025 chiede alle amministrazioni di assicurare «la conoscibilità del suo funzionamento e la tracciabilità del suo utilizzo».

L'art. 14 della legge n. 132 del 23 settembre 2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, dice che nella pubblica amministrazione l'IA opera «in funzione strumentale e di supporto all'attività provvedimentale», nel rispetto dell'autonomia della persona, «che resta l'unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti». Il comma 3 chiede misure tecniche, organizzative e formative. Un agente che decide, firma e spedisce da solo non è un supporto: è un procedimento senza responsabile. Un agente che prepara e propone, con un operatore che verifica e invia, rientra nella norma.

Le quattro domande che vengono prima di ogni regolamento

Chi scrive un regolamento sull'IA per la segreteria deve prima rispondere a quattro domande. Se la risposta a una di queste manca, il regolamento è un indice senza capitoli.

1. Dove vanno i dati?

Ogni richiesta a un'IA in cloud è un trattamento (art. 4, n. 2, GDPR), anche se dura un secondo. Conta chi la riceve e in quale Paese. Se il fornitore elabora negli Stati Uniti, il trasferimento è lecito nei limiti della decisione (UE) 2023/1795 della Commissione, il Data Privacy Framework.

Quella decisione è in vigore: il Tribunale dell'Unione l'ha confermata il 3 settembre 2025 nella causa T-553/23 e contro la sentenza pende l'impugnazione davanti alla Corte di giustizia. Le Linee guida del Ministero indicano tra le garanzie proprio «l'adesione al Data Privacy Framework» e, meglio ancora, «ambienti controllati» sotto il controllo diretto della scuola.

2. Quanto restano?

Qui sta l'equivoco più diffuso. «Niente addestramento» e Zero Data Retention sono due promesse diverse. Un fornitore può non usare i tuoi testi per migliorare il modello e conservarli comunque nei registri antiabuso.

Secondo le pagine ufficiali dei fornitori, consultate il 1° ottobre 2026 per la nostra guida sul PEI, le API di Google, OpenAI e Anthropic non attivano la Zero Data Retention di default. Nelle app di chat con account personale le conversazioni restano salvate finché non le cancelli, e anche le chat «temporanee» restano per un periodo: fino a 30 giorni per ChatGPT, 72 ore per l'app Gemini, 30 giorni per le chat in incognito di Claude.

3. Chi è il responsabile del trattamento?

La scuola è titolare. Il fornitore che elabora i dati per suo conto è responsabile del trattamento e serve un contratto con i contenuti dell'art. 28 GDPR: finalità, durata, misure di sicurezza, sub-responsabili, cancellazione a fine servizio. Un account personale sottoscritto da un'impiegata non è un contratto della scuola. Le Linee guida del Ministero lo dicono in chiaro: se i fornitori sono responsabili del trattamento, gli accordi «dovranno includere anche gli elementi previsti dall'articolo 28».

4. Chi decide alla fine?

Per l'art. 14 della legge 132/2025 la persona resta l'unica responsabile. Per l'art. 22 del GDPR nessuno può essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici. In segreteria significa: l'IA propone la graduatoria, l'esonero, la risposta all'istanza di accesso; un operatore identificato la controlla e la firma. Il regolamento deve dire quali atti non possono mai uscire senza quel passaggio.

ZDR e IA locale: le due strade che il testo non nomina

Per i dati che la segreteria tratta davvero, le strade percorribili sono due: un fornitore in cloud con Zero Data Retention e contratto, oppure un modello di IA locale. Tutto il resto, dall'account personale di una chat al piano a pagamento senza accordo con la scuola, serve per i testi senza dati personali e per nient'altro.

Zero Data Retention: che cos'è e come si ottiene

Zero Data Retention (ZDR) significa che il fornitore dell'IA non conserva i contenuti delle richieste dopo averle elaborate: niente registri dei prompt, niente copie per il monitoraggio degli abusi, cache in memoria disattivata. Non è un bollino né un'impostazione che si spunta. Si chiede al fornitore per un progetto preciso, sulla sua piattaforma cloud e non sulle app per consumatori, e si ottiene per iscritto, con un perimetro che va poi rispettato nella configurazione.

Lo abbiamo fatto: la Zero Data Retention non è un'impostazione predefinita, l'abbiamo richiesta e Google l'ha approvata per Orizzonte Insegnanti il 30 luglio 2026, per il progetto su cui lavorano i nostri strumenti. Le prove, con data e mittente, sono nella pagina della trasparenza.

Lo diciamo non per vantarcene ma per un motivo pratico: una scuola può chiederla, da sola o tramite il fornitore del suo software gestionale. Se chi le propone un agente «chiavi in mano» non sa rispondere alla domanda «il vostro fornitore conserva i prompt?», la risposta è già arrivata.

È anche ciò che chiedono le norme di settore. Le Linee guida del Ministero vogliono «configurazioni che impediscano la conservazione dei prompt» e il Garante, nel parere n. 454 del 4 agosto 2025 con cui le ha approvate, ha ripetuto la stessa richiesta, aggiungendo che il trattamento dei dati di studenti e personale deve limitarsi a quanto «strettamente indispensabile».

IA locale: quando i dati non escono dall'edificio

La seconda strada è far girare il modello su un computer o un server della scuola. Nessun fornitore riceve il testo, nessun trasferimento, nessun contratto art. 28 con chi elabora, perché elabora la scuola. È la forma più diretta di quegli «ambienti controllati, che assicurino il trattamento dei dati esclusivamente in ambito scolastico» che le Linee guida descrivono. Per riassumere un verbale, classificare la posta in arrivo, abbozzare una risposta o estrarre i dati da un modulo, i modelli locali di oggi bastano.

Ha due costi onesti da dichiarare: un computer adeguato e una persona che se ne occupi. E non azzera il GDPR: i dati restano personali anche sul server della scuola, quindi servono accessi limitati, registro dei trattamenti e misure di sicurezza. Ma il rischio più grande, i dati di tutti presso un terzo, sparisce. Nel Laboratorio spieghiamo come usare i modelli locali in sicurezza e quali sono i 10 controlli da fare prima di caricare documenti.

Quattro modi di usare l'IA, a confronto

I tempi di conservazione delle app di chat e dei registri antiabuso vengono dalle pagine ufficiali di OpenAI, Google e Anthropic consultate il 1° ottobre 2026; i dettagli sono nella guida sul PEI. Fornitori diversi da questi possono avere regole diverse: la domanda va fatta a ciascuno.

Che cosa chiedono le norme, una per una

Un regolamento serio non cita le norme in blocco: dice che cosa ciascuna impone alla segreteria. Ecco il quadro al 30 ottobre 2026.

• GDPR, regolamento (UE) 2016/679. Principi e minimizzazione (art. 5); dati particolari (art. 9) e giudiziari (art. 10); decisioni automatizzate (art. 22); contratto con il responsabile (art. 28); istruzioni agli autorizzati (art. 29); sicurezza (art. 32); violazioni dei dati (artt. 33 e 34); valutazione d'impatto (art. 35); trasferimenti (artt. 44-49). Sanzioni fino a 20 milioni di euro per le violazioni sui dati particolari (art. 83, par. 5), a carico del titolare.
• Codice privacy, d.lgs. 196/2003. Il trattamento dei dati particolari per interesse pubblico rilevante, come l'istruzione (art. 2-sexies); la designazione delle persone autorizzate, con compiti e istruzioni (art. 2-quaterdecies).
• Legge 132/2025 sull'intelligenza artificiale. Trattamento lecito, corretto e trasparente e informazioni «con linguaggio chiaro e semplice» (art. 4); IA nella PA come supporto, persona unica responsabile, conoscibilità, tracciabilità, misure formative (art. 14); consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale per l'accesso dei minori di quattordici anni all'IA (art. 4, comma 4), che riguarda gli sportelli e i chatbot rivolti agli studenti.
• AI Act, regolamento (UE) 2024/1689. Dal 2 febbraio 2025 l'obbligo di alfabetizzazione del personale che usa l'IA (art. 4); dal 2 agosto 2026 gli obblighi di trasparenza (art. 50). I sistemi ad alto rischio nell'istruzione (allegato III, punto 3) riguardano ammissioni, valutazione degli apprendimenti e sorveglianza delle prove, non la posta della segreteria; per essi gli obblighi dei deployer (artt. 26 e 27) si applicano dal 2 dicembre 2027, dopo il rinvio del regolamento (UE) 2026/1744.
• Linee guida del Ministero, decreto n. 166 del 9 agosto 2025. DPIA prima del trattamento; accordi con i fornitori con i contenuti dell'art. 28; configurazioni che impediscano la conservazione dei prompt; fornitori con garanzie come il Data Privacy Framework; ambienti controllati; formazione del personale; un paragrafo dedicato a DSGA e personale ATA.
• Garante per la protezione dei dati personali. Parere n. 454 del 4 agosto 2025 sulle Linee guida; deliberazione n. 797 del 30 dicembre 2025, che mette tra le priorità ispettive di gennaio-luglio 2026 le «verifiche sull'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale utilizzati in ambito scolastico»; comunicato del 3 giugno 2026 con la richiesta a una rete di scuole di valutazioni preliminari, dati trattati, fornitori e DPIA. Per la pubblica amministrazione in generale, il provvedimento n. 5 dell'11 gennaio 2024 ha sanzionato un Comune con 50.000 euro per sistemi di IA avviati senza base giuridica.
• Legge 241/1990. Il responsabile del procedimento è una persona (artt. 5 e 6): è il punto di raccordo con l'art. 14 della legge 132/2025. Ogni atto preparato con l'IA deve avere il suo nome.
• AgID. Le Linee guida per l'adozione dell'IA nella pubblica amministrazione (determinazione n. 17/2025) e quelle su sviluppo e acquisto (determinazione n. 43/2026) sono passate dalla consultazione pubblica; al 30 ottobre 2026 ne va verificato lo stato di adozione sul sito dell'Agenzia. Sono la bussola per gli acquisti, compresi quelli con fondi d'istituto.

Il regolamento d'istituto: le voci che non possono mancare

Un regolamento sull'IA in segreteria che non risponda alle quattro domande non protegge né i dati né chi lo firma. Queste sono le voci che, a nostro giudizio, non possono mancare. Nel PDF gratuito ciascuna è sviluppata con il testo proposto.

1. Strumenti autorizzati, per nome. Un elenco chiuso: fornitore, servizio, contratto, regione di elaborazione, stato della Zero Data Retention. Ciò che non è nell'elenco non si usa, nemmeno «per provare».
2. Semaforo dei dati. Verde: nessun dato personale, qualsiasi strumento autorizzato. Giallo: dati comuni di persone identificabili, solo strumenti con contratto art. 28 e conservazione definita. Rosso: dati particolari e giudiziari, dati di minori, solo con ZDR e contratto oppure IA locale, dopo la DPIA.
3. Ruoli. Dirigente come titolare, DSGA come referente operativo, DPO consultato prima, personale designato ai sensi dell'art. 2-quaterdecies con istruzioni scritte.
4. DPIA prima, non dopo. Per ogni strumento in giallo o rosso, con le soglie di rischio e la decisione motivata.
5. Regole per gli agenti. Permessi minimi e revocabili; nessun invio, firma o protocollo automatico; nessun accesso a caselle o cartelle con dati rossi senza perimetro tecnico; registro di ogni azione; fermo immediato in caso di comportamento anomalo.
6. Supervisione umana. L'elenco degli atti che non escono mai senza controllo e firma di un operatore identificato.
7. Tracciabilità. Che cosa si registra, dove, per quanto, chi può leggerlo.
8. Formazione. Chi, quando, su che cosa, con traccia: è un obbligo dell'AI Act e della legge 132/2025.
9. Incidenti. Chi avvisare, entro quanto, come si valuta la notifica al Garante entro 72 ore.
10. Trasparenza verso famiglie e personale. Informativa aggiornata e, dove l'IA risponde al pubblico, l'avviso che si sta parlando con una macchina.
11. Revisione. Il regolamento si rilegge almeno una volta l'anno e a ogni cambio di strumento.

Il Laboratorio IA offline di Orizzonte Insegnanti

Contenuto promozionale · il nostro lavoro

Il Laboratorio IA offline è la sezione di Orizzonte Insegnanti in cui raccogliamo, gratis, ciò che abbiamo imparato lavorando sui dati della scuola con l'IA: il dossier «No-training non significa Zero Data Retention», la guida ai modelli locali, i dieci controlli prima di caricare PEI e PDP, la guida sul PEI con l'IA. Le fonti sono linkate e datate, perché chi legge possa controllare.

Da quel lavoro è nato anche PEI Assistant, il nostro strumento a pagamento per le bozze del PEI: lavora su Google Cloud con la Zero Data Retention che abbiamo richiesto e che Google ha approvato per Orizzonte Insegnanti il 30 luglio 2026, e non salva né il testo inserito né il PEI generato. Lo citiamo perché è la prova che una piccola realtà italiana può ottenere queste condizioni: una scuola, o chi le vende un servizio, può fare lo stesso.

In pratica: tre cose da fare domani

Prima di comprare un regolamento, e prima di collegare un agente alla posta della segreteria, tre passi che non costano nulla.

1. Fate l'inventario. Chiedete al personale quali strumenti di IA usa già, con quale account, per quali documenti. La risposta vera è quasi sempre più ampia di quella attesa, e il regolamento deve partire da lì.
2. Fate le quattro domande a ogni fornitore, per iscritto. Dove vanno i dati, quanto restano, quale contratto, chi decide alla fine. Chi risponde «non si preoccupi, è tutto a norma» ha risposto.
3. Scegliete la strada per i dati rossi. Zero Data Retention con contratto, oppure IA locale. Finché non è scelta, i dati rossi restano fuori da qualsiasi IA, e questo va scritto e comunicato a tutti.

L'IA in segreteria può davvero alleggerire il lavoro, come scrive la testata da cui siamo partiti. Ma «responsabilità umana» non è una formula da mettere nel titolo: è la fatica di sapere, prima, dove finiscono i dati di cui si risponde. Quella fatica, qui, l'abbiamo fatta noi, e la lasciamo libera.