Viaggi d’istruzione 2026/2027: la nuova roadmap operativa con 141 moduli per DS e DSGA

Le istituzioni scolastiche italiane hanno ricevuto il pacchetto operativo completo per la gestione dei viaggi d’istruzione relativi all'anno scolastico 2026/2027. Questo aggiornamento normativo e procedurale rappresenta un passo fondamentale verso la standardizzazione dei processi amministrativi, didattici e di sicurezza, mirato a tutelare gli organi scolastici da potenziali responsabilità civili e penali. Il materiale, composto da 141 moduli e guide tecniche, è stato progettato specificamente per fornire una struttura rigida e sicura a Dirigenti Scolastici (DS), Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA), Responsabili Unici del Procedimento (RUP) e docenti accompagnatori.

L'obiettivo primario di questa nuova dotazione di strumenti è trasformare la complessità burocratica in una procedura fluida e trasparente. Con l'introduzione di criteri specifici per la gestione della neve, della montagna e dell'accessibilità, il Ministero mira a garantire che la qualità educativa non sia compromessa da lacune organizzative. Il pacchetto risponde direttamente alle criticità emerse in passato, come la mancanza di standardizzazione nella selezione degli esperti, le carenze nei controlli sui trasporti e le difficoltà nella gestione delle quote familiari, offrendo una roadmap chiara per ogni fase del percorso, dalla proposta didattica alla chiusura del viaggio.

Il percorso verso questa piena operatività è stato scandito da una serie di atti normativi cruciali. A partire dal 9 settembre 2025, con la pubblicazione del Decreto-Legge 127/2025, si è avviato il regolare iter per l'anno scolastico 2025/2026, seguito dalle indicazioni operative della Nota Ministeriale 8524 di novembre 2025 e dai successivi chiarimenti della Nota 1806 di febbraio 2026. Questi atti hanno preparato il terreno per l'aggiudicazione dell'Accordo Quadro Consip (ID 2919) avvenuta a dicembre 2025, portando alla pubblicazione definitiva del pacchetto completo di moduli il 29 settembre 2026.

Il nuovo quadro normativo: D.Lgs. 36/2023 e le soglie di spesa

La gestione dei viaggi d'istruzione oggi non può prescindere dal rispetto del nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023) e delle sue integrazioni introdotte dal D.Lgs. 209/2024. Questi testi normativi hanno ridefinito profondamente le modalità di progettazione e affidamento degli appalti, introducendo l'obbligo di qualificazione delle stazioni appaltanti per gli interventi che superano determinate soglie. Per le istituzioni scolastiche, questo significa che la conformità normativa non è più solo un adempimento formale, ma un requisito strutturale che influenza ogni scelta di fornitura.

In particolare, la normativa distingue chiaramente le procedure in base all'importo stimato. Per i viaggi d'istruzione con importi inferiori alla soglia di 140.000 euro, le scuole possono procedere con l'affidamento diretto, anche senza consultazione di più operatori, purché siano scelti soggetti con documentate esperienze pregresse idonee. Tuttavia, la buona prassi suggerisce comunque di acquisire più preventivi per garantire i principi di concorrenza e trasparenza. Per importi compresi tra 140.000 e 221.000 euro, le istituzioni scolastiche — inquadrate come amministrazioni sub-centrali — possono procedere tramite procedura negoziata senza bando, utilizzando gli strumenti telematici messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate.

Quando gli importi superano la soglia di 221.000 euro per i viaggi d'istruzione, o i 750.000 euro per i soggiorni linguistici, diventa obbligatoria la gara aperta. Questa distinzione è fondamentale per la pianificazione finanziaria delle scuole, poiché determina il grado di complessità della procedura di acquisto. Il pacchetto di moduli fornisce strumenti specifici per gestire queste diverse soglie, assicurando che ogni scelta sia coerente con le disposizioni del D.Lgs. 36/2023 e con le indicazioni fornite dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

Struttura del pacchetto operativo: dai moduli amministrativi alla sicurezza tecnica

Il materiale distribuito è organizzato in aree tematiche che coprono l'intero ciclo di vita del viaggio d'istruzione. Un pilastro fondamentale riguarda gli affidamenti e gli operatori economici, con 18 moduli dedicati alla scelta degli strumenti di acquisto, all'utilizzo dell'Accordo Quadro Consip e alla gestione delle OEPV (Operazioni Economiche di Prossimità). Questi documenti sono essenziali per il DSGA e il RUP, poiché includono modelli per la comparazione delle offerte e la stesura dei contratti necessari a garantire la massima trasparenza nelle scelte degli enti scolastici.

Un altro ambito di rilievo è quello della sicurezza tecnica e dei trasporti. Sono stati previsti 18 moduli specifici per i controlli sugli autobus e sui conducenti, oltre a criteri rigorosi per la valutazione delle strutture ricettive e dell'accessibilità. Il pacchetto fornisce indicazioni dettagliate per scenari critici come le attività sportive, la gestione della neve, le escursioni in montagna e le emergenze sanitarie. Questo approccio garantisce che la sicurezza non sia solo un requisito formale sulla carta, ma un elemento operativo costante durante lo svolgimento delle attività fuori sede.

Infine, il materiale affronta la gestione della partecipazione e della vigilanza. Sono inclusi modelli per le deliberazioni degli organi collegiali, per la programmazione didattica e per la designazione dei docenti accompagnatori. Particolare attenzione è rivolta alla qualificazione e selezione degli esperti e dei soggetti esterni che collaborano alle attività formative, con procedure per la verifica preventiva del loro impiego. Questi strumenti aiutano a gestire anche la partecipazione delle famiglie e le regole di comportamento degli studenti, fornendo modelli per la gestione delle quote di partecipazione, dei conguagli e dei rimborsi, garantendo chiarezza sia per l'amministrazione che per le famiglie degli studenti.

Cosa cambia concretamente per la gestione scolastica

Per i Dirigenti Scolastici e i DSGA, il cambiamento più significativo risiede nella possibilità di accedere a pacchetti di servizi organizzativi all inclusive, comprensivi di trasporto e servizi turistici connessi, attraverso l'Accordo Quadro Consip. Questo riduce drasticamente il carico di lavoro manuale nella ricerca di fornitori e nella verifica della loro conformità. Inoltre, per gli importi compresi tra 140.000 e 221.000 euro, le istituzioni possono ora procedere con maggiore certezza tramite procedure negoziate senza bando, utilizzando le piattaforme delle centrali di committenza qualificate.

Per i docenti accompagnatori, il pacchetto offre una tutela legale e operativa senza precedenti. Grazie ai moduli dedicati alla vigilanza e alla gestione delle emergenze, gli insegnanti dispongono di protocolli chiari su come procedere in caso di infortuni, malattie o mancanze di personale durante il tragitto. Questo elimina le zone d'ombra sulla responsabilità individuale e fornisce indicazioni precise su come gestire le criticità tecniche, come la gestione della neve o le escursioni in montagna, garantendo che ogni azione sia coerente con le linee guida ministeriali.

Per le famiglie e gli studenti, la standardizzazione si traduce in maggiore trasparenza. I modelli dedicati alla gestione delle quote, dei conguagli e dei rimborsi assicurano che le procedure finanziarie siano chiare e uniformi in tutte le scuole. Inoltre, la definizione di regole di comportamento e di partecipazione attiva dei ragazzi contribuisce a un'esperienza educativa più sicura e strutturata. In sintesi, il nuovo sistema trasforma il viaggio d'istruzione da un'attività logistica complessa a un percorso didattico protetto, dove ogni adempimento burocratico è finalizzato alla sicurezza e alla qualità dell'apprendimento.

È importante sottolineare che, sebbene il pacchetto sia esaustivo, la gestione dei percorsi per le competenze trasversali e per l'orientamento (ora denominati formazione scuola-lavoro) richiede una valutazione accurata delle finalità didattiche per evitare il frazionamento artificioso delle gare. In alcuni casi, le scuole non qualificate potrebbero necessitare di integrazioni locali basate sulle indicazioni specifiche fornite dagli Uffici Scolastici Regionali.

Le scuole potranno emettere ordini di fornitura con una durata massima pari a 12 mesi decorrenti dalla data di inizio dell'esecuzione della fornitura. La procedura di acquisto prevede inoltre una fase preliminare di stima del fabbisogno tramite il file Tool AQ Viaggi di istruzione disponibile sul portale AcquistinRetePA. Per una corretta applicazione delle norme, è fondamentale consultare le indicazioni operative aggiornate e i documenti di supporto forniti dal Ministero.

Per approfondire gli aspetti normativi relativi alla progettazione e all'affidamento degli appalti, è possibile consultare il Decreto-Legge 127/2025 pubblicato su Normattiva o le indicazioni operative fornite dal sito istituzionale del Ministero dell'Istruzione e del Merito.

Punti critici da monitorare nella transizione

• Soglie di spesa: Monitorare costantemente l'importo stimato per determinare la procedura di acquisto corretta (affidamento diretto, negoziata o gara aperta).
• Qualificazione: Verificare lo stato di qualificazione della stazione appaltante per gli appalti superiori a 140.000 euro.
• Frazionamento: Evitare il frazionamento artificioso delle gare per i percorsi di formazione scuola-lavoro.
• Scadenze: Prestare attenzione alla durata massima degli ordini di fornitura (12 mesi) e alla validità dell'Accordo Quadro Consip.

L'adozione di questo pacchetto operativo rappresenta una scelta strategica per le scuole che desiderano elevare gli standard di sicurezza e professionalità dei viaggi d'istruzione. La disponibilità di 141 moduli e guide tecniche non è solo un supporto burocratico, ma uno strumento di tutela legale e di qualità didattica che permette di gestire ogni variabile con precisione, garantendo che il viaggio scolastico rimanga un'esperienza formativa sicura e di eccellenza.