Indennità sostituzione DSGA 2025/26: il Ministero attiva la rilevazione per il finanziamento tramite FIS

Il Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM) ha ufficialmente avviato la procedura di rilevazione necessaria per quantificare gli oneri economici derivanti dalla sostituzione del Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) per l’anno scolastico 2025/26. Questa iniziativa normativa mira a garantire alle istituzioni scolastiche il necessario supporto finanziario per coprire l’intera indennità di direzione, comprensiva sia della quota fissa che di quella variabile, destinata al personale incaricato di sostituire il titolare in caso di assenza o vacanza del posto.

L'intervento ministeriale si inserisce in un quadro di necessità operative volte a colmare le lacune del CCNL Istruzione e Ricerca 2019/2021, che non aveva disciplinato in modo esaustivo le dinamiche di sostituzione dei DSGA. Attraverso l'utilizzo delle risorse del Fondo per il Miglioramento dell’Offerta Formativa (FIS), il Ministero intende assicurare che il peso economico della sostituzione non ricada esclusivamente sul bilancio della singola scuola, ma sia gestito secondo criteri di ripartizione nazionali e territoriali definiti dagli atti di indirizzo vigenti.

La procedura, che segue il modello operativo già applicato per l'anno precedente, richiede una mappatura precisa delle diverse fattispecie di sostituzione. Le scuole sono chiamate a identificare correttamente se l'assenza del DSGA sia di natura temporanea, prolungata o se si tratti di un incarico su posto non vacante, poiché ogni scenario prevede modalità di finanziamento e criteri di retribuzione differenti. La corretta compilazione della rilevazione è fondamentale per garantire il diritto al contributo e per evitare criticità nella liquidazione degli emolumenti al personale coinvolto.

Il quadro normativo e le diverse tipologie di sostituzione

La disciplina della sostituzione dei DSGA trova il suo fondamento principale negli art. 56 e 57 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019/2021, integrati dalle disposizioni del CCNL Scuola 2006/2009 (art. 88, comma 1, lettere i e j). A causa della complessità del sistema, il Ministero ha dovuto produrre specifici format per gestire le diverse situazioni, rendendo necessaria una distinzione netta tra i casi di assenza e le modalità di conferimento dell'incarico.

La prima categoria riguarda le assenze temporanee, ovvero quelle che superano i 15 giorni o che, per la loro natura, compromettono il regolare funzionamento della scuola. In questi casi, il Dirigente Scolastico può affidare l'incarico a personale interno appartenente all'Area dei Funzionari e dell'Elevata Qualificazione o, in mancanza, all'Area degli Assistenti. È fondamentale sottolineare che tale incarico non può superare i 3 mesi continuativi, comprese le eventuali proroghe. Per questi sostituti, l'indennità di direzione è finanziata dal FIS al netto del Compenso Individuale Accessorio (CIA).

La seconda categoria riguarda le assenze prolungate, che durano per l'intero anno scolastico o per un periodo superiore ai 3 mesi continuativi. In queste circostanze, l'Ufficio di Ambito Territoriale interviene assegnando l'incarico a un funzionario non già impegnato come DSGA in altre scuole. Anche in questo caso, il trattamento economico è garantito dai fondi del FIS, sempre al netto del CIA. Esiste poi una sottocategoria specifica per gli incarichi assegnati ad interim a DSGA già in servizio in altre scuole, opzione percorribile solo in assenza di altri funzionari disponibili; in questo scenario, la retribuzione è pari al 100% dell'indennità prevista per la scuola di destinazione.

Infine, la rilevazione deve includere gli incarichi su posto non vacante ma disponibile. In queste situazioni, le sostituzioni ad interim sono retribuite con l'indennità pari al 100% di quella prevista per la scuola di destinazione. La distinzione tra queste fattispecie è cruciale perché determina non solo la fonte di finanziamento, ma anche la corretta applicazione dei format ministeriali, che variano significativamente a seconda che il posto sia vacante o meno e della qualifica del sostituto.

Procedure operative e gestione sul portale SIDI

Per le segreterie scolastiche, la gestione della rilevazione richiede il rispetto di un percorso tecnico preciso all'interno del portale SIDI. La procedura deve essere eseguita con accuratezza per evitare errori di acquisizione che potrebbero precludere il versamento dei fondi. Il percorso corretto prevede l'accesso alla sezione Applicazioni SIDI → Rilevazioni → Gestione Rilevazioni → Acquisizione Rilevazioni, dove dovrà essere selezionata la specifica voce relativa alla "Rilevazione indennità sostituzione DSGA a.s. 25-26".

È importante che il personale amministrativo verifichi la corretta corrispondenza tra la tipologia di assenza e il format ministeriale da utilizzare. Come evidenziato dalle analisi tecniche, esistono almeno 5 diversi modelli di procedura, e l'uso di quello errato potrebbe invalidare la richiesta di contributo. Inoltre, per alcuni incarichi, come quelli conferiti a funzionari neo-immessi in ruolo, è previsto il controllo preventivo di regolarità amministrativo-contabile attraverso la RTS (Regione Territoriale Scolastica), mentre per altre tipologie tale controllo non è richiesto, a seconda delle specifiche note ministeriali di riferimento.

Un punto di particolare attenzione riguarda gli assistenti amministrativi incaricati di svolgere funzioni superiori di DSGA. In questi casi, la liquidazione dell'indennità di direzione è dovuta e deve essere correttamente mappata nella rilevazione, anche se il posto non risulta vacante. La corretta identificazione di questi casi è essenziale per garantire la trasparenza nella gestione dei fondi e per assicurare che il personale coinvolto riceva il trattamento economico previsto dalle norme vigenti e dalle intese ministeriali.

Impatto operativo e scadenze per le istituzioni scolastiche

L'attivazione di questa rilevazione ha un impatto diretto sulla gestione del personale e sulla pianificazione finanziaria delle scuole. Per i Dirigenti Scolastici, la novità principale risiede nella possibilità di ottenere un contributo finanziario per coprire la totalità dell'indennità di direzione del sostituto, alleggerendo il bilancio della singola istituzione. Tuttavia, questo beneficio è subordinato alla corretta e tempestiva compilazione dei dati sul portale SIDI, che deve avvenire entro i termini stabiliti per non perdere il diritto all'assegnazione dei fondi.

Per il personale ATA, in particolare per i funzionari e gli assistenti che assumono incarichi di sostituzione, la rilevazione garantisce la certezza del trattamento economico. Gli incarichi ad interim, ad esempio, assicurano una retribuzione pari al 100% dell'indennità prevista per la scuola in cui si svolge l'attività, mentre per le sostituzioni brevi è garantito il riconoscimento della quota fissa e variabile, fondamentale per la stabilità del reddito durante i periodi di assenza del titolare.

Le segreterie scolastiche devono invece affrontare un carico di lavoro tecnico specifico. È necessario monitorare costantemente le assenze del DSGA e classificarle correttamente secondo i parametri ministeriali. La precisione in questa fase è fondamentale per evitare contestazioni amministrative o ritardi nei pagamenti. La rilevazione deve essere completata entro scadenze che variano a seconda della tipologia di istituzione scolastica, con una distinzione netta per le scuole soggette a dimensionamento.

Cosa cambia concretamente per la scuola e quali azioni intraprendere

In termini pratici, la scuola non deve più gestire autonomamente l'intero costo della sostituzione del DSGA in molti dei casi previsti, ma deve agire come ente rilevatore per accedere ai fondi nazionali. Per procedere correttamente, le scuole devono seguire questi passaggi:

• Identificazione dei casi: Verificare se l'assenza del DSGA supera i 15 giorni o se l'incarico è destinato a coprire un posto vacante.
• Scelta del Format: Selezionare il modello ministeriale corretto tra i 5 disponibili, in base alla tipologia di sostituzione individuata.
• Inserimento SIDI: Accedere alla sezione "Acquisizione Rilevazioni" e inserire i dati entro la scadenza prevista.
• Monitoraggio Scadenze: Prestare attenzione alla data di scadenza anticipata per le scuole soggette a dimensionamento.

Le scadenze per la compilazione della rilevazione sono le seguenti:

1. 31 agosto 2026: Scadenza per le scuole soggette a dimensionamento (obbligatoria per motivi tecnici legati alle abilitazioni del sistema SIDI).
2. 30 settembre 2026: Scadenza generale per tutte le altre istituzioni scolastiche.

È importante notare che, sebbene la rilevazione sia attiva, il Ministero non ha ancora specificato l'entità esatta del contributo FIS assegnato per singola scuola, né ha chiarito i criteri di priorità in caso di esaurimento dei fondi all'interno dello stesso ambito territoriale. Pertanto, le scuole sono invitate a procedere con la massima tempestività per assicurarsi la propria posizione nella coda di assegnazione dei contributi.

Per approfondimenti normativi e per consultare i modelli di incarico, è possibile fare riferimento alla pagina ufficiale del Ministero dell'Istruzione e del Merito o consultare le circolari specifiche pubblicate sul portale istituzionale.

Note tecniche sulla gestione dei fondi e dei controlli

Un aspetto rilevante riguarda il controllo preventivo di regolarità amministrativo-contabile. Per alcuni incarichi di DSGA, come quelli conferiti a funzionari neo-immessi in ruolo, il provvedimento è soggetto al controllo della RTS. In questi casi, è necessario assicurarsi che il contratto individuale di lavoro nell'area dei funzionari sia stato correttamente sottoscritto prima del conferimento dell'incarico, al fine di evitare blocchi nella liquidazione della quota variabile dell'indennità, che è a carico del Fondo per il Miglioramento dell'Offerta Formativa.

In sintesi, la rilevazione rappresenta uno strumento di gestione del personale e delle risorse finanziarie che richiede una precisione tecnica assoluta da parte della segreteria. La corretta mappatura delle assenze e la tempestività nell'invio dei dati sul SIDI sono le chiavi per garantire la continuità dei servizi amministrativi e il corretto trattamento economico dei docenti e del personale ATA coinvolti nelle sostituzioni.

Per le scuole interessate, la scadenza del 30 settembre 2026 rappresenta il limite ultimo per la regolarizzazione della posizione amministrativa relativa all'anno scolastico in corso, rendendo necessaria un'azione immediata di verifica e inserimento dati.